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Comment organiser les archives dans une entreprise ?

Vous avez respecté les obligations légales en termes d’archivage : vous avez tout conservé : vos factures, vos documents d’imposition et commerciaux. Mais vous n’avez jamais eu l’occasion d’y mettre bon ordre. Est-ce que cela peut vous être préjudiciable et comment remédier à cette situation : nous vous disons tout.

Quel est le rôle et l’importance de l’archivage dans une entreprise ?

Les archives sont en quelque sorte la mémoire de votre activité. Elles témoignent de sa création, de son développement. Vous avez été en difficulté ou vous avez signé d’excellents contrats ? Tout cela se trouve sur des documents, dans votre salle d’archives.

Mais ce n’est pas là leur unique utilité. Pendant un certain nombre d’années, tel ou tel document peut vous être demandé par une administration. Ou, en tant que chef d’entreprise, vous devez en présenter pour convaincre une banque de vous allouer un prêt. A moins que vous n’ayez été choisi, cette année pour avoir un contrôle fiscal.

Au quotidien, les archives peuvent vous aider à trouver une information qui vous facilitera la tâche : prix, adresse…

Le récolement ou tri des archives, permet en général de ne pas se laisser submerger par les documents. Mais ce travail peut se révéler très chronophage.  D’autant qu’il ne suffit pas de trier, il faut aussi ordonner pour être en capacité de trouver les documents dont vous avez besoin. Quelle solution adopter pour être efficace ?

Organisation des archives : les solutions

L’activité est plus tranquille en ce moment ? C’est sans doute le moment rêvé pour trier et indexer vos documents d’archives. Pour cela, bien entendu, vous allez devoir faire la différence entre les documents qu’il faut détruire au bout de deux ans et ceux qu’il faut conserver pendant six ans.

Si vous avez peur de mal faire, vous pouvez embaucher du personnel pour le faire. Il vous faut alors recruter une personne qui aura une formation initiale d’archiviste. Rédaction d’annonce, réception de CV, entretiens, vous allez perdre beaucoup de temps et l’embauche, même en contrat court, risque de vous coûter relativement cher.

Pourquoi ne pas passer par une société d’archivage ? Les entrepreneurs n’hésitent plus à externaliser une tâche ; ne payant ainsi que la prestation.

Déterminer si votre lieu de stockage est sain (exempt de rongeurs et d’humidité) et faire le tri seront les premières étapes de ce travail. Les documents dont la durée probatoire est terminée se verront détruits en bonne et due forme ; c’est-à-dire de telle façon à ne pas pouvoir être reconstitués.

Enfin, un classement spécifique sera établi pour tous vos documents. L’inventaire une fois dressé de tous les documents d’archives, la société d’archivage aura terminé son travail. Vous ne reconnaitrez pas cette pièce.

D’ailleurs, n’envisagez-vous pas de vous agrandir ? Elle vous serait alors bien utile. Pensez à demander des précisions sur le transfert d’archives ; un service qui permet un gain de place, tout en conservant ses archives dans un lieu sain et sécurisé.

 

Auteur de cet article : Sébastien

Media Account Manager et responsable de la visibilité des entreprises sur les supports digitaux.